Gestionale aziendale
Selezionando l’icona Nuova Sede si apre la sezione per creare una nuova azienda, inserendo i dati anagrafici richiesti: dalla partita IVA ai recapiti telefonici, dal logo aziendale all’indirizzo, ecc.
Salvare i dati inseriti con il comando Salva. Il comando Esporta, stampa i dati anagrafici in formato excel.
Per tornare alla pagina iniziale, utilizzare la barra di navigazione in alto a sinistra, cliccando su Home. Tale barra sarà visibile in altre sezioni del sistema.
Nel campo datore di lavoro, è presente il comando Importa da Risorse Umane. Il datore di lavoro potrà infatti essere digitato direttamente da tastiera oppure “prelevato” dalla tabella risorse umane.
IMPORTANTE: in questo modo la figura datore di lavoro potrà essere inserita nell’organigramma aziendale come RSPP e se ne potrà gestire la relativa formazione.
Salvando l’azienda si attiveranno tre sezioni:
• Allegati: in cui conservare/archiviare documenti e file di varia natura. Tali file saranno salvati nel database del sistema e saranno quindi accessibili da qualsiasi postazione pc.
• Scadenze: si potranno creare “scadenze utente” ossia personalizzate, non gestite direttamente dal sistema. Le scadenze così inserite saranno visualizzate anche nello scadenzario aziendale e nel calendario. Le scadenze possono essere storicizzate (si archivia il dato e la scadenza non sarà più visualizzata e il comando elimina che cancella definitivamente la scadenza selezionata).
• Organigramma: sezione di inserimento delle figure/addetti aziendali, con la possibilità di inserire la data nomina e scadenzarla, storicizzare le nomine, visualizzare lo stato della formazione (se eseguita oppure no, se in corso o scaduta).
Allegati Azienda
Cliccando su Allegati, si apre la sezione per effettuare l’archiviazione dei documenti aziendali.
Creare nella sezione cartella, le categorie/cartelle in cui archiviare la documentazione.
A tale scopo cliccare su cartelle e premere sul tasto destro del mouse, premere su Aggiungi e inserire il nome della cartella.
Creata la cartella, selezionare il comando Upload. Si aprirà il dialog sfoglia per cartelle, cliccare sul file e premere su Apri.
Il documento sarà così archiviato nel database del sistema, sarà possibile visualizzarlo o eliminarlo. L’operazione di cancellazione ovviamente elimina il file sul database del sistema.
Le icone presenti sono
• Apri (effettua il download del file)
• Elimina
Inoltre saranno visualizzate le seguenti informazioni:
• Utente che ha caricato il file
• Dimensioni del file
• Data di archiviazione.
Il campo note è un campo testuale, effettuare un doppio click per aprire il campo descrittivo:
Scadenze Azienda
Nel tab elenco si potranno inserire le scadenze utente con preavviso e le scadenze di tipo periodico, di qualsiasi categoria e tipologia.
Per inserire una scadenza una tantum con o senza preavviso, cliccare sul comando Nuova Scadenza, si aprirà la seguente form.
Si potrà digitare:
• Tipo: da digitare con la tastiera oppure utilizzare un archivio di scadenze
• Categoria: raggruppamento di scadenze (esempio: qualità, ambiente, impianti, ecc.)
• Soggetto: le figure aziendali coinvolte nella scadenza
• Avviso: dicitura riportante la descrizione dettagliata dell’attività in scadenza
• Scadenza: data della scadenza
• Note.
Inoltre si potrà inserire un preavviso, generando così una seconda scadenza collegata alla principale, a tale scopo compilare i campi:
• Avviso
• Soggetto
• Scadenza.
Il check Assolto, elimina il preavviso come scadenza.
IMPORTANTE: i campi note utente e note amministratore, saranno visibili entrambe solo per gli amministratori del sistema, le note utente solo agli utenti non amministratori.
Per inserire una scadenza periodica, selezionare il comando Nuova scadenza periodica; il tipo e la categoria saranno richiamati da un archivio di base in cui sarà possibile inserire varie tipologie di scadenza con relativa periodicità.
Anche in questo caso al rinnovo, il sistema calcolerà il prossimo preavviso.
Per ogni scadenza saranno presenti tre comandi:
Modifica: riapre la scadenza per effettuare modifiche ai dati
Cancella: elimina la scadenza dall’elenco
Storicizza/rinnova: il comando storicizza archivia la scadenza una volta evasa. La scadenza viene eliminata dall’elenco (e quindi dallo scadenzario e dal calendario) e viene archiviata nel tab storico. Il comando Rinnova, calcolerà le date delle prossime scadenze periodiche.
Allegati: a ogni scadenza potranno essere collegati n file. Cliccando su tale comando si aprirà una form con il comando di Upload file.
Nel tab Storico saranno presenti tutte le scadenze storicizzate/rinnovate.
Si potrà inserire la data di attuazione, cliccando direttamente sulla colonna Attuazione e immettendo la data da calendario.
In entrambi i tab è presente il comando Esporta Excel, che stampa le tabelle in formato excel.
Organigramma aziendale
Nel tab Organigramma, sarà presente la sezione per inserire le figure/addetti aziendali. A tale scopo cliccare sulla crocetta accanto alla dicitura Figure SSL.
Le voci presenti sono:
• Addetti Primo Soccorso
• Addetti antincendio
• Addetti SPP
• Addetti emergenze ed evacuazione
• Preposto
• RSPP
• Medico competente
• RLS
• Responsabile emergenze
• Dirigente.