Il Project Management è una metodologia di conduzione dei progetti che richiede un mix di competenze inter funzionali, prevalentemente di tipo gestionale ed organizzativo, per raggiungere obiettivi di innovazione e di cambiamento in presenza di condizioni di rischio e di vincoli spesso molto complessi.
CARATTERISTICHE
È unico.
È limitato nel tempo.
Si svolge coinvolgendo un numero definito di risorse umane.
Utilizza un numero finito di strumenti.
Ha dei limiti di costo, tempo e qualità.
E’ un processo continuo ed integrato di pianificazione, organizzazione, monitoraggio e controllo di tutti gli aspetti di un progetto al fine di raggiungere determinati obiettivi definiti, nei tempi e nei costi previsti.
Fare un buon utilizzo del Project Management non significa non avere problemi, eliminare tutti i rischi, evitare le sorprese: significa gestire il progetto in modo standardizzato e controllato anziché portarlo avanti continuando a gestire le emergenze con interventi improvvisati.
Per essere un manager NON è necessario possedere un’azienda o essere il “capo” di un settore.
Per essere un manager è necessario avere la mentalità di “capo”, essere “capi” di se stessi, essere padroni della situazione e controllarla.
Si può esercitare il project management per organizzare la conduzione familiare, la spesa quotidiana, etc.
I fattori critici di successo del progetto:
Studio di fattibilità (requisiti, vincoli, stima delle dimensioni del prodotto, risorse, costi, benefici, ecc.)
Organizzazione del progetto (gruppi di lavoro, comunicazione, ciclo di vita, rapporti con il committente)
Risorse umane e strumenti
Processo di produzione.
FASI DEL PROGETTO
Impostazione del progetto:
Individuazione della struttura organizzativa.
Definizione degli obiettivi del progetto.
Individuazione del processo di sviluppo (ciclo di vita).
Pianificazione:
Definizione delle attività e sequenza
Stima dell’impegno di risorse
Definizione di compiti e responsabilità
Stima della durata delle attività
Stima dei costi.
Schedulazione delle attività.
Preparazione del piano di progetto.
Pianificazione della qualità.
Pianificazione dei rischi.
Pianificazione delle comunicazioni.
Impostazione del progetto – struttura organizzativa
Quale struttura scegliere:
Struttura per progetti complessi o molto grandi.
Struttura per funzione su progetti semplici che richiedono elevata specializzazione del personale.
Struttura a matrice per progetti mediamente complessi.
La fonte di riferimento è il contratto il quale non sempre definisce in modo sufficientemente chiaro tutti gli obiettivi. Alcuni obiettivi possono essere impliciti e riguardano le aspettative inespresse del cliente. L’utenza specifica nel dettaglio gli obiettivi.
Si procede alla definizione analitica del progetto attraverso la individuazione dei sottoprogetti, dei prodotti e delle attività e delle loro componenti fino a raggiungere il livello di dettaglio che consenta un adeguato controllo del progetto in corso d’opera.
Definita la struttura organizzativa del progetto e individuati i compiti si assegnano le responsabilità.
Il risultato di questa attività può essere rappresentato utilizzando la matrice Compiti/Responsabilità
La pianificazione dei costi di progetto consente di predisporre le risorse economiche al momento in cui sono necessarie e permette di rilevare in corso d’opera eventuali scostamenti rispetto a quanto previsto.
Si procede attraverso due fasi:
Individuazione e stima dei costi per singola attività (work package).
Determinazione della distribuzione dei costi.
Individuazione dei Costi
Costi diretti: si riferiscono ai costi delle persone coinvolte nel progetto (stipendio, compenso, ecc.) ed al costo dei materiali utilizzati;
Costi indiretti: sono relativi all’organizzazione e riguardano per esempio gli affitti e la gestione degli uffici, personale degli uffici non direttamente coinvolti nel progetto, il top management.
La pianificazione dei rischi
Il rischio riguarda un possibile evento del progetto che nel verificarsi produce effetti indesiderati. Esso è caratterizzato dal danno che produce e dalla probabilità che l’evento si verifichi. Modificando le azioni presenti è possibile ridurre le probabilità che esso si presenti e/o ridurre i danni conseguenti.
La pianificazione riguarda dunque l’insieme di attività volte a ridurre le probabilità che eventi futuri incidano sul raggiungimento degli obiettivi del progetto (requisiti, tempi, costi, qualità).
Vantaggi
Riduzione delle probabilità di fallimento del progetto;
Riduzione dei costi aggiuntivi dovuti ad eventi non previsti;
Ottimizzazione dei costi: inserimento del corretto numero di risorse impiegate nelle attività in funzione anche del rischio.