gestione documentale
Al fine di assicurare che l’azienda generi e mantenga i documenti in maniera sufficiente e adeguata per garantire il buon funzionamento del sistema di gestione della SSL, è necessario gestire tutta la documentazione tramite un meccanismo di controllo e di responsabilità.
Tale controllo deve assicurare:
• il documento sia disponibile al posto giusto, al momento giusto e nella versione corretta;
• i documenti abbiano chiare indicazioni identificative per:
– titolo e contenuti;
– stato di revisione;
– dimensioni (numero di pagine su pagine totali);
– figure e responsabilità;
– data;
– riferimenti a documenti associati;
• i documenti siano periodicamente riesaminati, revisionati se necessario e approvati da figura autorizzata prima della loro diffusione;
• i documenti obsoleti siano prontamente rimossi da tutti i punti di diffusione e di utilizzazione.
La modifica e la revisione dei documenti del Sistema di Gestione devono riportare la data di emissione della revisione evidenziata in grassetto e con l’indicazione delle figure/responsabili coinvolte nella revisione stessa, va inoltre descritto in maniera sintetica il contenuto della modifica/revisione.
I documenti del Sistema di Gestione sono distribuiti, salvo diverse disposizioni, dalle figure responsabili indicate in precedenza al personale interessato.
Va indicato per ogni documento distribuito la persona destinataria, l’indice, la data di eventuale revisione del documento e la data di distribuzione e l’originale del documento archiviato.
I destinatari dei documenti devono mantenere aggiornate le copie a loro destinate e di distruggere i documenti ormai superati e non più utilizzati, tale operazione va archiviata e va indicato il termine “Annullato” accanto al documento.
Se la modalità di distribuzione avviene su supporto elettronico, la notifica deve essere registrata tramite invio di e-mail con successiva raccolta delle conferme di messaggio ricevuto. In questi casi il modello sarà inviato in formato non modificabile.
Nel caso in cui i documenti non vengano prodotti internamente all’azienda, ma abbiano un’origine esterna, anch’essi devono essere gestiti in forma controllata, con le stesse modalità di registrazione ed archiviazione spiegate in precedenza.
La gestione dei dati e documenti del SGSL, emessi, distribuiti ed archiviati su supporti informatici implica la definizione delle modalità e responsabilità per:
• La gestione dell’accesso ai dati/documenti;
• La gestione delle password;
• L’aggiornamento antivirus;
• Back up dei dati/documenti.
La figura che ha la responsabilità di emettere un documento/procedura/istruzione, ecc. segue i seguenti passaggi:
– Preparazione di una “bozza”, dopo aver raccolto dati e informazioni aziendali e dopo aver interagito con le altre figure e responsabili interessati;
– Verifica del contenuto della bozza da parte del responsabile di settore;
– Approvazione del documento.
La verifica di un documento/modello/istruzione comprende da parte della figura responsabile:
– L’analisi dei contenuti per verificare appunto la congruità e veridicità dei dati immessi e dei requisiti di riferimento e la sua rispondenza allo scopo;
– La verifica della affidabilità delle fonti cui l’elaborato fa riferimento;
– La verifica che in Azienda non siano già in uso altri documenti che possano contraddire o sovrapporsi nei contenuti;
– trasmissione del documento a chi deve approvarlo.
Il successivo passaggio dell’approvazione serve ad attestare la validità della documentazione redatta in riferimento alla sua specifica utilizzazione.
Il RSGSL è responsabile dell’approvazione dei documenti e quindi autorizza la successiva emissione.
Ogni azienda dovrà conservare, mantenere e registrare la propria documentazione, di seguito sono riportati i principali documenti componenti il manuale della qualità SGSL con il contenuto e soprattutto con l’indicazione delle figure responsabili per l’emissione, la verifica e l’approvazione.
Per i documenti formati da più pagine la prima pagina contiene anche l’indice, mentre ogni pagina successiva deve riportare la sigla di identificazione e il numero di revisione.
Tutti i documenti del Sistema di Gestione formati da più pagine devono riportare un indice dettagliato per argomenti. L’indice deve essere strutturato in modo tale da consentire una rapida consultazione e va riportato nella prima pagina. I principali punti da evidenziare e compilare sono di seguito riportati (elenco generale):
• Scopo
• Campo di Applicazione
• Riferimenti
• Responsabilità
• Definizioni
• Procedura: tramite una serie di sotto paragrafi divisi per argomento sono dettagliate le modalità esecutive del documento.