Documenti D. Lgs. 81/08
Il D. Lgs. 81/08 e s.m.i. impone al datore di lavoro di elaborare opportuna documentazione tecnico-amministrativa in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro. Tale documentazione è costituita da elaborati cartacei o in formato elettronico che riguardano tutti gli aspetti della sicurezza aziendale, ad esempio:
DVR (Documento Valutazione dei Rischi)
DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze)
Piano di Emergenza ed Evacuazione
Registro antincendio
Nomine addetti, verbali, ecc.
A questi si aggiungono tutte le comunicazioni e gli atti stabiliti dalla normativa, autorizzazioni, relazioni, ecc., anche in riferimento ad eventuali scadenze e ricorrenze inerenti ad aspetti di natura tecnica e amministrativa che servono a definire lo scenario aziendale sull’organizzazione e gestione della sicurezza nei luoghi di lavoro, a fronte anche degli eventuali incidenti e infortuni intercorsi o diretti a determinare il rilevamento di dati statistici e professionali.
I possibili destinatari di tale documentazione sono costituiti da una moltitudine di enti, tra cui il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Ministero della Salute, ASL, INAIL, organismi di vigilanza, vigili del fuoco, ecc.
Tali enti hanno il compito di svolgere, anche alla luce della documentazione ricevuta, tutta una serie di servizi, tra i quali:
– erogazione di linee giuda in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro;
– fornire indicazioni per verificare l’adeguatezza dei sistemi di prevenzione e assicurativi e per studiare e proporre soluzioni normative e tecniche atte a ridurre il fenomeno degli infortuni e delle malattie professionali;
– fornire modalità procedurali per lo svolgimento di percorsi formativi in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
– promozione e divulgazione, della cultura della salute e della sicurezza sul lavoro, anche attraverso appositi finanziamenti;
– raccolta e analisi di dati statistici su infortuni e malattie professionali.
In riferimento alla tenuta della documentazione:
1. E’ consentito l’impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal decreto legislativo 81/08.
2. Le modalità di memorizzazione dei dati e di accesso al sistema di gestione della predetta documentazione devono essere tali da assicurare che:
a) l’accesso alle funzioni del sistema sia consentito solo ai soggetti a ciò espressamente abilitati dal datore di lavoro;
b) la validazione delle informazioni inserite sia consentito solo alle persone responsabili, in funzione della natura dei dati;
c) le operazioni di validazione dei dati di cui alla lettera b) siano univocamente riconducibili alle persone
responsabili che le hanno effettuate mediante la memorizzazione di codice identificativo autogenerato dagli stessi;
d) le eventuali informazioni di modifica, ivi comprese quelle inerenti alle generalità e ai dati occupazionali del lavoratore, siano solo aggiuntive a quelle già memorizzate;
e) sia possibile riprodurre su supporti a stampa, sulla base dei singoli documenti, ove previsti dal decreto
legislativo 81/08, le informazioni contenute nei supporti di memoria;
f) le informazioni siano conservate almeno su due distinti supporti informatici di memoria e siano implementati programmi di protezione e di controllo del sistema da codici virali;
g) sia redatta, a cura dell’esercente del sistema, una procedura in cui siano dettagliatamente descritte le operazioni necessarie per la gestione del sistema medesimo. Nella procedura non devono essere riportati i codici di accesso.
Nel caso in cui le attività del datore di lavoro siano articolate su vari sedi geografiche o organizzate in distinti settori funzionali, l’accesso ai dati può avvenire mediante reti di comunicazione elettronica, attraverso la trasmissione della password in modalità criptata relativamente alla immissione e validazione dei dati da parte delle persone responsabili.
E’ opportuno sottolineare che il decreto legislativo 81/08 contiene tutta una serie di allegati (tra cui il citato allegato IV), che sono indicativi degli elementi inerenti alle varie tipologie di aspetti sulla sicurezza da tenere presente e di conseguenza forniscono indicazioni anche sui documenti da produrre o da gestire per quanto riguarda aspetti quali, ad esempio:
Controllo di requisiti
Verifiche di violazioni
Disposizioni concernenti impianti e attrezzature
Valutazioni di rischi e idoneità
Prescrizioni e specifiche
Divieti e obblighi.