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Schema di Linee guida in materia di trattamento di dati personali effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e di diffusione sul web di atti e documenti adottati dalle pubbliche amministrazioni – 15 dicembre 2010nn(Testo in consultazione fino al 31/01/2011)nnSommarionn1. Ambito di applicazionenn2. Premessann2.1. Pubblicazione di atti e documenti contenenti dati personalinn2.2. Pubblicazione di informazioni personalinn2.3. Pubblicazione di informazioni alla luce della recente riforma normativa in materia di trasparenza delle pubbliche amministrazioninn2.4. Pubblicazione di informazioni personali su richiesta dell’interessatonn2.5. Sindacabilità delle scelte in ordine alla pubblicazione di dati personalinn3. Trasparenza, pubblicità e consultabilità di atti e documenti: definizioninn3. 1. Trasparenzann3. 2. Pubblicità nn3. 3. Consultabilità nn4. Trasparenza, pubblicità e consultabilità di atti e documenti: valutazione delle tre grandi finalità perseguibili mediante la pubblicazione on linenn5. Gli accorgimenti tecnici in relazione alle finalità perseguitenn5. 1. Motori di ricercann5. 2. Tempi proporzionati di mantenimento della diffusione dei datinn5. 3. I rischi connessi alla duplicazione massiva dei file contenenti dati personalinn5. 4. Dati esatti e aggiornatinn6. Fattispecie esemplificative correlate a talune specifiche ipotesi normativennA. TrasparenzannA. 1. Informazioni riferite agli addetti ad una funzione pubblicannA. 1.1. Trasparenza dell’attività delle pubbliche amministrazioni senza dati personalinnA. 2. Situazione patrimoniale di titolari di cariche e incarichi pubblicinnA. 3. Ruoli del personale e bollettini ufficialinnA. 4. Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economicannB. Pubblicità degli atti amministrativinnB. 1. Concorsi e selezioni pubblichennB. 2. Graduatorie, elenchi professionali ed altri atti riguardanti il personalennC. Consultabilità di atti e documentinnC. 1. Elenchi del collocamento obbligatorio dei disabilinn1. Ambito di applicazionennL’attuale processo di innovazione e digitalizzazione della pubblica amministrazione è caratterizzato da numerose iniziative, anche legislative, volte a migliorare l’efficienza e la qualità delle prestazioni e dei servizi erogati dai soggetti pubblici mediante l’incremento dell’utilizzo delle tecnologie informatiche e telematiche.nnLe recenti disposizioni(1) in materia di trasparenza e pubblicità dell’azione amministrativa, e di consultabilità degli atti prevedono in capo ai soggetti pubblici diversi obblighi di messa a disposizione delle relative informazioni da realizzare con modalità di divulgazione e ambiti di conoscenza di tipo differente, comportando, a seconda dei casi, operazioni di comunicazione oppure di diffusione di dati personali(2).nnLa disciplina legislativa sulla protezione dei dati personali regola la comunicazione e la diffusione delle informazioni personali in maniera tendenzialmente uniforme, indipendentemente dalle modalità tecniche utilizzate; ciò, sia nei casi in cui i dati personali siano resi noti mediante una pubblicazione cartacea, sia laddove tali informazioni siano messe a disposizione on line tramite una pagina web.nnLe presenti “Linee guida” hanno, pertanto, lo scopo di definire un primo quadro unitario di misure e accorgimenti finalizzati a individuare opportune cautele che i soggetti pubblici sono tenuti ad applicare in relazione alle ipotesi in cui effettuano, in attuazione alle disposizioni normative vigenti, attività di comunicazione o diffusione di dati personali sui propri siti istituzionali per finalità di trasparenza, pubblicità dell’azione amministrativa, nonché di consultazione di atti su iniziativa di singoli soggetti.nn1.1. Riscontro all’interessato in caso di accesso ai propri dati personali: non applicabilità delle presenti linee guidannNon sono presi in considerazione in questo provvedimento i casi in cui i soggetti pubblici sono destinatari di istanze di accesso ai dati personali, in quanto il dare conoscenza all’interessato delle proprie informazioni in possesso dell’amministrazione non configura un’operazione di comunicazione (artt. 4, comma 1, lett. l) e 7 del Codice).nn2. PremessannI soggetti pubblici possono utilizzare informazioni personali per lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali anche in mancanza di una norma di legge o di regolamento che preveda espressamente il trattamento di dati personali e non devono richiedere il consenso dell’interessato (artt. 18, commi 2 e 4, 19, comma 1, del Codice).nn2.1. Pubblicazione di dati personali anche contenuti in atti e documenti amministrativinnIn relazione alle sole operazioni di comunicazione e di diffusione di dati personali, le pubbliche amministrazioni, nel mettere a disposizione, sui propri siti istituzionali, atti e documenti contenenti dati personali (in forma integrale, per estratto, ivi compresi gli allegati), devono preventivamente verificare che una norma di legge o di regolamento preveda tale possibilità (artt. 4, comma 1, lett. l) e m), 19, comma 3, 20 e 21, del Codice), fermo restando comunque il generale divieto di diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei singoli interessati (artt. 22, comma 8, 65, comma 5, 68, comma 3, del Codice).nnQuando una norma di legge o di regolamento lo disponga espressamente, l’amministrazione è tenuta a comunicare e diffondere anche il contenuto parziale o integrale degli atti o dei documenti o le informazioni che da essi si possono trarre.nn2.2. Pubblicazione di informazioni personalinnLe amministrazioni possono pubblicare sul proprio sito web informazioni che contengono dati personali, eventualmente anche tratti da atti e documenti amministrativi, qualora tale divulgazione, che deve essere sempre sorretta da una puntuale motivazione, costituisca un’operazione strettamente necessaria al perseguimento delle finalità assegnate all’amministrazione da specifiche leggi o regolamenti, e riguardi informazioni utili ai destinatari(3) dell’attività o dei servizi prestati dall’amministrazione, fermo restando che non possono essere comunicate o diffuse informazioni riferite agli utenti se non nei casi in cui questo è esplicitamente previsto da una legge o da un regolamento.nnResta fermo che la pubblicazione di dati personali aventi natura sensibile è consentita solo se autorizzata da espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite ovvero qualora tale operazione sia identificata nel regolamento che l’amministrazione è tenuta ad adottare, previo parere conforme del Garante (art. 20, commi 1 e 2, del Codice).
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