rn
3) la diffusione della politica della salute e sicurezza aziendale.nnE.6   DOCUMENTAZIONEnnLa documentazione è uno strumento organizzativo importante che consente ad una azienda la gestione nel tempo delle conoscenze pertinenti alla specifica realtà produttiva anche con l’obiettivo di contribuire alla implementazione ed al monitoraggio del sistema gestionale per la salute e la sicurezza aziendale.nnLa documentazione dovrebbe essere tenuta ed aggiornata al livello necessario richiesto per mantenere il sistema efficiente ed efficace, in modo che la documentazione sia funzionale al sistema ma non lo condizioni.nnLe attività di consultazione, coinvolgimento, informazione e formazione del personale dovrebbero essere documentate e registrate.nnUn buon sistema di gestione della documentazione raggiunge un giusto equilibrio tra la necessità di raccolta, fruibilità ed archiviazione del maggior numero di dati e quella del loro aggiornamento.nnLa documentazione aziendale risponde alle esigenze di conoscenza per sviluppare e mantenere un sistema di gestione efficiente, in modo semplice e snello.nnPer documentazione si intende almeno:nn– leggi, regolamenti, norme antinfortunistiche attinenti l’attività dell’azienda; – regolamenti e accordi aziendali;nn– manuale del SGSL, se esiste;nn– quella richiesta dalla normativa vigente in materia di SSL;(6)nn– manuali, istruzioni per l’uso di macchine, attrezzature, DPI forniti dai costruttori;nn– informazioni sui processi produttivi;nn– schemi organizzativi;nn– norme interne e procedure operative;nn– piani di emergenza.nnDovrebbero essere stabilite, in funzione delle caratteristiche aziendali, modalità riguardanti la gestione della documentazione, modalità che contengano, tra l’altro, le seguenti indicazioni:nn– l’eventuale figura incaricata della gestione del sistema documentale;nn– i tempi di conservazione (rinnovo) della documentazione;nn– il collegamento tra la gestione della documentazione e i flussi informativi interno ed esterno all’azienda;nn– i contenuti e la forma (supporti elettronici, cartacei, audiovisivi).nnIn ogni caso l’azienda stabilisce e mantiene le informazioni necessarie per descrivere gli elementi centrali del sistema di gestione e la loro interazione e per dare direttive per la predisposizione della documentazione correlata.nnTale documentazione può essere raccolta unitariamente oppure facilmente recuperabile al bisogno, anche mediante soluzioni informatiche adeguate.nnE.7   INTEGRAZIONE DELLA SALUTE E SICUREZZA NEI PROCESSI AZIENDALI E GESTIONE OPERATIVAnnL’integrazione nei processi aziendali della tutela della salute e sicurezza rappresenta il cuore di un sistema di gestione della prevenzione nei luoghi di lavoro perché è la fase dell’applicazione sul campo delle scelte di politica e organizzazione aziendale descritte nei paragrafi precedenti.nnPer dare attuazione a quanto dichiarato nella politica di SSL il sistema di gestione della sicurezza dovrebbe, pertanto, integrarsi ed essere congruente con la gestione complessiva dell’impresa.nnIn ogni processo aziendale si dovrebbero determinare, non solo i rischi e le conseguenti misure prevenzionali, ma anche l’influenza che lo svolgimento di tale processo ha sulle problematiche di SSL di tutti i processi correlati e sul funzionamento del SGSL e sul raggiungimento degli obiettivi prefissati.nnL’azienda dovrebbe assicurare:nn   che tutte le componenti aziendali siano sensibili ed attive rispetto agli obiettivi di SSL;nn   che sia evitata la duplicazione di sforzi e spreco di risorse;nn   che siano adeguate, chiare e definite le responsabilità di SSL (6)nn   che venga promossa la collaborazione tra tutti i lavoratori;nn   che le decisioni prese tengano conto degli effetti sulla SSL;nn   che la valutazione dei risultati raggiunti dal personale e dalle strutture aziendali tenga conto anche delle prestazioni fornite in materia di SSL.nnL’azienda dovrebbe definire anche modalità per:nn– individuare i propri processi e le loro correlazioni ed influenze reciproche;nn– analizzare e studiare soluzioni per eventualmente modificare i processi stessi o le loro modalità di correlazione per raggiungere gli obiettivi di SSL e/o per migliorare l’efficienza e l’efficacia del SGSL.nnL’azienda avendo identificato le aree di intervento associate agli aspetti di SSL in linea con i suoi obiettivi e traguardi dovrebbe esercitarne una gestione operativa regolata.nnIn particolare dovrebbe:nn– evidenziare le misure di prevenzione e protezione (compresi gli aspetti organizzativi e relazionali) e le interrelazioni tra i vari soggetti e processi aziendali che hanno influenza sulla SSL;nn– definire “chi fa che cosaâ€;nn– definire i metodi di gestione per garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati. (7)nnL’azienda dovrebbe stabilire ed aggiornare:nn– procedure per affrontare situazioni difformi rispetto alla politica ed agli obiettivi fissati definendo nelle stesse i criteri operativi;nn– procedure che riguardino gli aspetti di SSL significativi inerenti l’acquisizione di beni e servizi impiegati dall’azienda, comunicando le opportune informazioni a fornitori ed appaltatori;nn– procedure per la gestione delle emergenze.nnL’azienda dovrebbe riesaminare e revisionare in base all’esperienza acquisita, le sue procedure, in particolare dopo che si è verificata un’emergenza.nnL’azienda dovrebbe individuare e definire anche, sulla base di quanto fissato per il raggiungimento degli obiettivi di salute e sicurezza e per il funzionamento del SGSL, precise disposizioni alle funzioni aziendali interessate in materia di:nn– assunzione e qualificazione del personale;nn– organizzazione del lavoro e delle postazioni di lavoro;nn– acquisto di attrezzature, strumentazioni, materie prime, sussidiarie e di consumo;nn– manutenzione normale e straordinaria;nn– qualificazione e scelta dei fornitori e degli appaltatori.nnF. RiLEVAMENTO E ANALISI DEI RISULTATI E CONSEGUENTE MIGLIORAMENTO DEL SISTEMAnnF.1 MONITORAGGIO INTERNO DELLA SICUREZZAnnUn SGSL, come ogni sistema di gestione, dovrebbe prevedere una fase di verifica del raggiungimento degli obiettivi ed una fase di verifica della funzionalità del sistema stesso.nnDovrebbero, quindi, essere previsti almeno due livelli di monitoraggio.nn– 1°   LivellonnLe modalità e le responsabilità del monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi dovrebbero essere stabilite contestualmente alla definizione, in sede di pianificazione, delle modalità e responsabilità della gestione operativa.nnQuesto livello di monitoraggio è svolto generalmente dalle risorse interne della struttura, sia in autocontrollo da parte dell’operatore, sia da parte del preposto ma può comportare, per aspetti specialistici (ad esempio per verifiche strumentali) il ricorso ad altre risorse interne o esterne all’azienda (8). E’ bene, altresì, che la verifica dei provvedimenti di natura organizzativa e procedurale relativi alla SSL venga realizzata dai soggetti già definiti in sede di attribuzione delle responsabilità (in genere si tratta di dirigenti e preposti).nn– 2°   LivellonnIl monitoraggio sulla funzionalità del sistema (verifica ispettiva interna) ha lo scopo di stabilire se il sistema è conforme a quanto pianificato, è correttamente applicato, mantenuto attivo e consente di raggiungere gli obiettivi.nnIl monitoraggio di funzionalità dovrebbe consentire al vertice aziendale l’adozione delle decisioni strategiche di propria competenza, quali ad esempio l’adeguamento della politica.nnLa verifica ispettiva dovrebbe essere svolta da personale competente che assicuri l’obiettività e l’imparzialità , e indipendente al settore di lavoro ove effettua la verifica ispettiva.nnE’ fondamentale intendere le verifiche per il funzionamento del SGSL come una scelta razionale e programmata, nel quadro di un complesso di verifiche miranti alla sistematica ottimizzazione ed alla garanzia del buon andamento di un processo produttivo o di erogazione di un servizio.nnF.2 CARATTERISTICHE E RESPONSABILITÀ DEI VERIFICATORInnLe verifiche dovrebbero essere effettuate da persone competenti, o rese tali da adeguata formazione e/o addestramento e, se più persone, abituate a lavorare in squadra.nnNella scelta dei verificatori andrebbe considerata:nn– la disponibilità in termini di tempo dei verificatori;nn– il livello di esperienza richiesto nelle verifiche;nn– la necessità di conoscenze specialistiche o esperienza tecnica;nn– il livello di formazione.nnI verificatori dovrebbero essere responsabili per quanto di loro pertinenza, di:nn– agire in conformità ai requisiti stabiliti per il monitoraggio e mantenersi entro l’ambito del monitoraggio stesso;nn– approntare e adempiere con obiettività ed efficienza agli incarichi assegnati;nn– seguire le procedure definite;nn– raccogliere ed analizzare elementi, in particolare osservazioni e suggerimenti dei lavoratori e dei loro rappresentanti, che consentano di giungere a conclusioni relative all’efficacia del SGSL sottoposto al monitoraggio;nn– prestare attenzione agli elementi che possono influenzarne gli esiti;nn– documentare ed esporre i risultati del monitoraggio.nnF.3 PIANO DEL MONITORAGGIOnnI provvedimenti tecnici organizzativi e procedurali di prevenzione e protezione realizzati dall’azienda, gli obiettivi di SSL pianificati, nonché il SGSL stesso, dovrebbero essere sottoposti a monitoraggio pianificato.nnL’impostazione di un piano di monitoraggio si dovrebbe sviluppare attraverso:nn– la pianificazione temporale delle verifiche (frequenza);nn– l’attribuzione di compiti e di responsabilità dell’esecuzione dei monitoraggi;nn– la descrizione delle metodologie da seguire;nn– le modalità di segnalazione delle eventuali situazioni di non conformità .nnL’azienda dovrebbe stabilire le modalità di trattamento delle non conformità tramite l’attribuzione di autorità , responsabilità e risorse necessarie per intervenire tempestivamente. Tali modalità dovrebbero tenere conto della necessità di individuare cause, eventualmente connesse alla struttura del sistema, delle non conformità per la definizione delle opportune azioni correttive.nnAlcuni criteri di base forniscono una guida nell’impostazione di un piano di monitoraggio efficace:nna) coerenza fra il livello di rischio individuato, il grado di sicurezza dei provvedimenti tecnici organizzativi e procedurali di prevenzione adottati, la frequenza ed il livello di affidabilità dei monitoraggi esercitati; (9)nnb) affidamento della responsabilità dei controlli di prevenzione a persone adeguatamente preparate nel merito dei rischi che i provvedimenti tutelano.nnF.4 RIESAME DEL SISTEMAnnDopo la conclusione del ciclo di monitoraggio interno, il vertice aziendale dovrebbe sottoporre a riesame le attività del sistema di gestione della sicurezza per valutare se il sistema sia adeguatamente attuato e si mantenga idoneo al conseguimento degli obiettivi e della politica della sicurezza stabilita dall’azienda.nnArgomenti tipici del riesame possono essere:nn   statistiche infortuninn   risultati dei monitoraggi interninn   azioni correttive intrapresenn   rapporti sulle emergenze (reali o simulate)nn   rapporti dal responsabile designato dalla direzione sulle prestazioni complessive del sistemann   rapporti sulla efficacia del sistema di gestionenn   rapporti sulla identificazione dei pericoli e sulla valutazione e controllo dei rischi.nnIn conclusione del riesame, oltre a valutare lo stato di conseguimento degli obiettivi già fissati, il Datore di Lavoro, alla luce dei risultati forniti dal monitoraggio del sistema, della esecuzione delle azioni correttive e preventive e delle eventuali modifiche della situazione, dovrebbe stabilire nuovi obiettivi e piani, nell’ottica del miglioramento progressivo, considerando l’opportunità di modificare la politica, le procedure o eventuali altri elementi del sistema.nn(1) Le presenti linee guida non vogliono sostituirsi al D.M. 9.8.2000 (G.U. 22.8.2000) riguardante le industrie a rischio di incidente rilevante regolamentate dal D.Lgs. 334/99 e quindi non sono applicabili a tali industrie.nn(2) Il principio della volontarietà è fondamentale, infatti:nn   si tratta di uno strumento nuovo nel campo della salute e sicurezza sul lavoro da sperimentare, con numerose implicazioni di ordine tecnico, organizzativo e procedurale, la cui eventuale imposizione dall’esterno attraverso schemi organizzativi uguali per tutti o obblighi di certificazione comporterebbe tra l’altro difficoltà di gestione con riferimento a tipologie, dimensioni e caratteristiche delle differenti realtà aziendali.nn   La politica di gestione della sicurezza, gli obiettivi di miglioramento a valle della valutazione dei rischi, l’organizzazione e le risorse tecniche ed economiche finalizzate alla realizzazione del sistema ed al conseguimento degli obiettivi di miglioramento devono rimanere nell’ambito delle attribuzioni e delle responsabilità esclusive dell’imprenditore.nn   L’attività di vigilanza da parte delle Autorità competenti si esplica esclusivamente su norme cogenti.nn(3) Possono essere considerati casi particolari, per esempio, i nuovi assunti, i lavoratori interinali, i portatori di handicap, lavoratori stranieri, lavoratrici in gravidanza, puerperio o allattamento, ecc.nn(4) Se già in fase di “assegnazione di un ruolo†si specificano oltre agli incarichi operativi/produttivi anche i compiti spettanti al soggetto in materia di prevenzione verrebbero ad essere superati all’origine i problemi relativi alla non accettazione di incarichi ritenuti aggiuntivi.nn(5) Tale figura potrebbe coincidere con il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione aziendale incaricato ai sensi del D.Lgs. 626/94 e successive modificazioni.nn(6) Esempio: documento di valutazione dei rischi, elenco delle sostanze pericolose, CPI, rapporto di analisi delle esposizioni al rumore, ecc.nn(6)  Per esempio qualora diverse componenti aziendali condividano attrezzature, ambienti di lavoro e personale.nn(7) Per le attività operative i metodi di gestione dovrebbero avere, per esempio, le seguenti caratteristiche: essere redatti per elemento dell’attività (impianto, macchina, operazione) integrandole negli altri documenti dell’organizzazione relativi a quell’elemento; essere predisposti dai singoli responsabili, eventualmente con la collaborazione del personale che le dovrà utilizzare, verificate e approvate dal responsabile del Sistema; stabilire le corrette modalità operative da adottare in fase di avviamento, fermata, funzionamento normale e in caso di situazione anomala (chi fa, che cosa e come); contenere i divieti specifici e ciò che non deve essere assolutamente fatto; descrivere, se pertinenti, le modalità di comportamento, ispezione, pulizia e manutenzioni ordinarie a carico del personale addetto.nn(8) Per meglio effettuare le verifiche relative a talune misure di prevenzione e protezione, infatti, è essenziale una competenza specifica sulla conduzione del processo, delle macchine e degli operatori che può avere solamente il personale incaricato della gestione del processo stesso e che ha anche avuto, presumibilmente, un ruolo partecipativo nella valutazione dei rischi.nn(9)  A fronte di provvedimenti che tutelano da rischi elevati, si dovrebbero elaborare metodi di monitoraggio che offrano un elevato livello di affidabilità , con:nn– interventi di maggiore frequenza;nn– elevata competenza dei verificatori;nn– dettaglio nella registrazione dei monitoraggi;nn– l’organizzazione di eventuali interventi correttivi.
rn