comunicazione SGSL
E’ necessario far partecipe tutti i soggetti interessati allo svolgimento di tutto l’iter del sistema SGSL.
La comunicazione è lo strumento più adeguato per ottenere effetti di consapevolezza e condivisione per raggiungere lo scopo di una buna gestione, è fondamentale:
• fornire informazioni al personale o a parti interessate esterne;
• registrare le richieste e le segnalazioni da parti interessate interne ed esterne e fornire adeguate risposte.
Comunicazione interna
La comunicazione interna ossia la trasmissione di dati, documenti e comunicazioni avviene in formato verbale (tramite riunioni interne, ad esempio) o cartacea (utilizzata per comunicazioni importanti e significative).
Per comunicazioni importanti viene quindi utilizzato un modulo apposito, che in forma redatta sarà trasferito alle figure aziendali o, in alternativa, inviato tramite posta elettronica certificata.
I vari moduli, soprattutto quelli provenienti dalle riunioni interne o da attività collegate alla comunicazione devono essere attentamente vagliati e diffusi, per non creare problemi di “troppa comunicazione” anche verbale.
Tutte le indicazioni sono conservate dal RSGSL che le organizza e le presenta al Rappresentante della Direzione, che le vaglia e decide quali debbano essere diffuse ai vari settori aziendali.
I principali mezzi di comunicazione interna possono essere:
Riunioni interne
I Responsabili dei singoli settori indicono riunioni interne da effettuarsi almeno una volta al mese, le cui conclusioni sono contenute in un verbale di riunione diffuso al personale attraverso affissione in bacheca e diffuso per conoscenza direttamente alla direzione generale.
Bacheca
L’affissione in bacheca delle comunicazioni deve durare fino ad un massimo di 30 giorni e deve essere ordinata e riportare le comunicazioni relative al sistema SGSL.
Comunicazione esterna
Le comunicazioni inerenti tematiche di salute e sicurezza del lavoro proveniente dall’esterno (popolazione locale, pubblica autorità, enti, altre aziende, ecc.) sia in forma scritta che verbale deve essere oggetto di esame a livello aziendale ed è controllata ed inviata al RSGSL.
In particolare le richieste di informazioni o di documentazione, ecc. sono sempre gestite dal RGSL, che smista i vari documenti in base al destinatario finale e in base all’argomento della richiesta.
I reclami, le notifiche, gli avvisi che vengono indirizzati in azienda in forma scritta o telefonica, sono trasmessi al Datore di lavoro, il quale provvede all’apertura di un rapporto di non conformità e procede alla valutazione delle eventuali azioni correttive volte alla rimozione della causa.
Inoltre come comunicazione verso l’esterno, l’azienda ha anche il compito di raccogliere, elaborare e diffondere la cultura della prevenzione, attraverso iniziative come convegni, seminari, ecc.
Gestione della comunicazione
Essendo l’argomento comunicazione molto importante in quanto definisce i rapporti che esistono tra l’organizzazione e tutti gli operatori e anche il mondo esterno, la direzione generale ritiene necessario gestire tutte le attività connesse indicando responsabilità e azioni rispetto ad un programma di comunicazione.
La metodologia pertanto vede:
• una prima raccolta dati per individuare il contesto operativo;
• un successivo inquadramento dei contenuti che si vogliono comunicare;
• l’individuazione degli operatori e dei soggetti esterni a cu è rivolta la comunicazione;
• la definizione degli obiettivi e dei traguardi che si vogliono raggiungere;
• l’impegno di risorse, in ordine di personale, materiali e mezzi economici;
• la scelta dei mezzi di comunicazione da usare;
• lo sviluppo del processo di comunicazione;
• la metodologia di verifica del progetto nei suoi punti critici.